Разработка документов по персональным данным для НКО

Разработка документов по персональным данным для НКО — это законодательная обязанность, которая регулируется законом о ПД №152-ФЗ. Охватывает он, в частности, не только некоммерческие организации, но и прочие виды юридических лиц. Составление документов по обработке персональных данных должно осуществляться в строгом соответствии с нормами, прописанными в действующей редакции закона.

Вместе с тем следует отметить, что упомянутый выше ФЗ не устанавливает четкого перечня документации, который должен быть введен в работу в рамках любой НКО. В то же время мы можем выделить как минимум 3 документа по защите ПДн, которыми некоммерческие организации обязаны располагать.

Минимальный набор документов по ПДн должен включать в себя:

1. Согласие на обработку сведений. С 2023 года закон устанавливает более четкие требования к данному документу — он должен быть предметным, конкретным, однозначным и сознательным. То есть никаких расплывчатых формулировок — человек, ознакомившийся с ним, должен понимать суть изложенного и сознательно согласиться, поставив свою подпись. Перепроверьте данную форму документа по персональным данным — цели, представленные в ней, должны соотноситься с реальными.
2. Положение о ПДн. Оно раскрывает ключевые принципы взаимодействия с личной информацией субъектов, которая требуется некоммерческой организации. Данный документ должен соответствовать структуре, которая определена ст. 18.1 закона о персданных. С каждой целью обработки, которая указано в документе, необходимо соотнести: категории сведений и их перечень, категории самих субъектов ПДн, методы обрабатывания информации и сроки процесса, способы хранение и уничтожения информации.
3. Приказ о назначении сотрудника, который несет ответственность за взаимодействие с персданными. Это внутренний акт, но один из самых важных. Его не нужно нигде размещать в свободном доступе, однако в случае проведения проверочных мероприятий надзорный орган может запросить его для ознакомления. Чаще всего в качестве ответственного сотрудника выступает руководитель организации или специалист из службы безопасности (реже — юрист или работник отдела кадров).

Приведенные выше документы по обработке и защите персональных данных — неполный, но важный перечень, который все НКО должны внедрить в свою работу. С каждым годом ответственность за те или иные нарушения в сфере взаимодействия с ПДн увеличиваются — штрафы могут достигать нескольких миллионов рублей. Поэтому крайне важно подготовить пакет документов по персональным данным и быть уверенными в том, что организация действует в рамках правового поля.